Je suis preneurC2ic a écrit :J'ai encore des éléments à ajouter !Mais là c'est l'heure d'aller faire à manger pour mes petits monstres !
Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences
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Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences
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- Breizh Geocacheurs, une autre façon de voir la Bretagne !
Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences
Allez hop encore quelques élements :
De mon point de vue il y a plusieurs cas de figures :
1 - L'apéro-event | rencontre de géocacheurs dans un lieu pour partager 3 à 4 heures ensemble dans un lieu précis | Au moins 3 semaines avant l'event (au moins) on prend les contacts avec le responsable du lieu pour lui demander si on peut organiser un event chez eux. On explique ce qui va se passer et on évalue à la louche le nombre de participants. Ne pas oublier de les tenir informés au fur et à mesure des inscriptions sur le nombre de personnes qu iseront là. Caches ou pas caches ? Cela dépend du lieu, de la thématique choisie pour l'event. Bref en 3 semaines on a le temps de gérer les contacts et les caches éventuelles !
J'ai organisé des apéros-event, enfin c'est comme ça que je les appelle, à 3 occasions : Le lancement d'une course d'objet voyageurs (Apocalypse Race - http://coord.info/GC41J1P" onclick="window.open(this.href);return false;) et sa conclusion, la semaine dernière (Apocalypse Race : And the winner is ??? - http://coord.info/GC4TDJ4" onclick="window.open(this.href);return false;), là pas de caches de prévues ! Pour la galette des rois, il y a 2 semaines (J'aime la galette, savez vous comment ? - http://coord.info/GC4VFQ0" onclick="window.open(this.href);return false;), là pas de caches non plus mais un concours de galettes maison avec un TB géOurs à gagner et enfin pour Geocaching in Space avec Géocaching in space - La tête dans les étoiles - http://coord.info/GC4Q1DF" onclick="window.open(this.href);return false;, soirée quizz et résolution d'une seule cache mystère bien ardue avec jeu de rôles, déguisement et enfin Géocaching in space - Vers l'infini et au delà ! http://coord.info/GC4Q2GC" onclick="window.open(this.href);return false;, avec un concours de lancé de fusées à eau avec là aussi un GC à gagner ...
2 - Le petit event | de 10 à 40 caches | lui demande plus de temps de préparation, entre 1 mois et 2 mois. Trouver une thématique, un circuit, une zone où on va poser les caches, cela peut se faire tout seul ... Là aussi demande d'autorisation et information de la mairie et des médias (au moins pour qu'il vienne pour la photo de groupe) tout en ayant préparé à l'avance son texte afin que le journaliste/correspondant ne dise pas trop de conneries (style le géocatching).
3 - Le gros event | plus de 40 caches | Là je ne suis pas un spécialiste mais pour avoir participé à plusieurs de ce style il faut au moins 2 équipes de poseurs ... Je laisse la parole (le clavier à ceux qui ont déjà fait). J'en ai un en préparation avec le syndicat du Blavet pour cet été au mois d'Août et on commence les réunions de préparation cette semaine ... donc près de 6 mois à l'avance ! Sur celui là je compte sur les équipes "locales" pour travailler avec moi sur la pose de caches.
4 - La flash mob | WWFM IX - Le Faouët (56) - Vive le géocaching ! (http://coord.info/GC3KP6K" onclick="window.open(this.href);return false;) là aussi demande d'autorisation de l'espace public si on ne veux pas courir à l'arrivée de la police municipale. Trouver un coin de repli en cas de pluie (mais bon en Bretagne il ne pleut jamais, sauf sur les ...s) mais aussi un lieu (bar) pour la conclusion. Là le plus dur c'est de trouver l'originalité de la flash mob !
2 - Repérages sur le terrain, collecte d'infos sur les lieux à ne pas rater, rencontres avec des gens qui connaissent l'histoire locale, recherches sur Internet, médiathèque, ...
3 - Nouvelles sorties sur le terrain : collecte de coordonnées de lieux envisageable pour poser des caches, on commence à imaginer les différents types de caches, leur camouflage, ...
4 - On prend les contacts avec mairie/office de tourisme pour les intéresser et éventuellement voir si il y a moyen de travailler avec eux. Partenariat pour la salle, les infos locales et plus si affinité (une petite suubvention exceptionnelle auprès de la mairie ? Valable seulement si vous êtes dans une association)
5 - On prépare le plan média avec annonce l'event sur geocaching.com, préparation de petites cartes de promo si l'event est dans plusieurs mois, on vient en parler sur France-Geocaching.fr ! On attend la validation et on prend contact avec le reviewer pour définir avec lui les dates limites pour la prébulication/validation des caches.
6 - On prépare ses caches, on retourne sur la zone pour voir si ça colle bien avec l'environnement, éventuellement on fait appel à des testeurs (moi je préfère le faire avec des non géocacheurs comme ça la surprise est totale pour tout le monde), on revérifie encore une fois nos coordonnées.
7 - 15 jours avant l'event les pages sont prêtes à être publiées/reviewés. On passe sa soirée à discuter avec le reviewer et on a le droit à 80 mails en 2 jours ! En plus si on a des corrections à faire on retourne sur place !
8 - On prépare l'organisation de la journée au moins une semaine avant avec les badges pour les participants, le roadbook à distribuer, éventuellement les fichiers gps (même si je trouve que les distribuer le jour même fait perdre du temps pour l'orga) et on stresse à fond en ne sachant pas si on a pas oublié quelque chose !
9 - La veille au soir on se couche super tôt, on arrive pas à dormir et donc on est crevé mais à bloc pour l'event ...
10 - le lendemain on fait une grasse mat' et au réveil on a 200 mails dans la boîte !
Sur des zones peu ou pas connues j'aime bien poser des fausses caches à certains endroits pendant mes préparatifs afin de voir si le lieu que j'ai trouvé ne le sera par un autre. Parfois juste un oeuf kinder, parfois un truc un peu plus gros. La fois d'après si
la boîte n'est plus là je zappe la zone afin de ne pas avoir des disparitions !
La pose des boîtes dans les 15 jours avant l'event c'est mieux mais parfois les dernières boîtes sont posées la veille et même le jour même (ça m'est arrivé pour le cyclo event l'an passé).
Très important pour le sponsor, que son nom soit cité dans les articles de presse (que vous conservez dans un press-book) afin d'aller les voir après l'event et le leur donner afin qu'ils voient le retour concrêtement. Ainsi la fois suivante vous pouvez retourner les voir et/ou aller voir d'autres en leur donnant des éléments concrets sur le "retour sur investissement" ...
Groupama qui a financé les chasubles a vu son nom sur les articles, dans les photos de la presse, un représentant de la caisse locale était là le midi pour la pause et a pu voir la ribambelle de géocacheurs à vélo avec les chausbles où leur logo ornait nos coeurs, ...
Au Cyclo Event - Voie Verte n°7 - Gourin / Guiscriff (http://coord.info/GC469Y1" onclick="window.open(this.href);return false;) 3 sponsors, pour un VTT, 300€ pour financer les chasubles et un arbre pour celui qui avait le bilan carbone le plus pourri !
Curieuses rencontres au pays du Roi Morvan (http://coord.info/GC3M91G" onclick="window.open(this.href);return false;) avec l'office de tourisme et la communauté de communes. Mise à disposition de la base nautique et de l'encadrement pour une D5/T5 sur l'eau plus des cadeaux dans le cadre du concours photo.
Bon j'ai certainement oublié quelques trucs et en plus ça c'est mon orga perso ... mais ça peut éventuellement donner des idées !
Cela depend du type d'event (réponse de normand ?)Combien de temps prend l'organisation d'un event ?
De mon point de vue il y a plusieurs cas de figures :1 - L'apéro-event | rencontre de géocacheurs dans un lieu pour partager 3 à 4 heures ensemble dans un lieu précis | Au moins 3 semaines avant l'event (au moins) on prend les contacts avec le responsable du lieu pour lui demander si on peut organiser un event chez eux. On explique ce qui va se passer et on évalue à la louche le nombre de participants. Ne pas oublier de les tenir informés au fur et à mesure des inscriptions sur le nombre de personnes qu iseront là. Caches ou pas caches ? Cela dépend du lieu, de la thématique choisie pour l'event. Bref en 3 semaines on a le temps de gérer les contacts et les caches éventuelles !
J'ai organisé des apéros-event, enfin c'est comme ça que je les appelle, à 3 occasions : Le lancement d'une course d'objet voyageurs (Apocalypse Race - http://coord.info/GC41J1P" onclick="window.open(this.href);return false;) et sa conclusion, la semaine dernière (Apocalypse Race : And the winner is ??? - http://coord.info/GC4TDJ4" onclick="window.open(this.href);return false;), là pas de caches de prévues ! Pour la galette des rois, il y a 2 semaines (J'aime la galette, savez vous comment ? - http://coord.info/GC4VFQ0" onclick="window.open(this.href);return false;), là pas de caches non plus mais un concours de galettes maison avec un TB géOurs à gagner et enfin pour Geocaching in Space avec Géocaching in space - La tête dans les étoiles - http://coord.info/GC4Q1DF" onclick="window.open(this.href);return false;, soirée quizz et résolution d'une seule cache mystère bien ardue avec jeu de rôles, déguisement et enfin Géocaching in space - Vers l'infini et au delà ! http://coord.info/GC4Q2GC" onclick="window.open(this.href);return false;, avec un concours de lancé de fusées à eau avec là aussi un GC à gagner ...
2 - Le petit event | de 10 à 40 caches | lui demande plus de temps de préparation, entre 1 mois et 2 mois. Trouver une thématique, un circuit, une zone où on va poser les caches, cela peut se faire tout seul ... Là aussi demande d'autorisation et information de la mairie et des médias (au moins pour qu'il vienne pour la photo de groupe) tout en ayant préparé à l'avance son texte afin que le journaliste/correspondant ne dise pas trop de conneries (style le géocatching).
3 - Le gros event | plus de 40 caches | Là je ne suis pas un spécialiste mais pour avoir participé à plusieurs de ce style il faut au moins 2 équipes de poseurs ... Je laisse la parole (le clavier à ceux qui ont déjà fait). J'en ai un en préparation avec le syndicat du Blavet pour cet été au mois d'Août et on commence les réunions de préparation cette semaine ... donc près de 6 mois à l'avance ! Sur celui là je compte sur les équipes "locales" pour travailler avec moi sur la pose de caches.
4 - La flash mob | WWFM IX - Le Faouët (56) - Vive le géocaching ! (http://coord.info/GC3KP6K" onclick="window.open(this.href);return false;) là aussi demande d'autorisation de l'espace public si on ne veux pas courir à l'arrivée de la police municipale. Trouver un coin de repli en cas de pluie (mais bon en Bretagne il ne pleut jamais, sauf sur les ...s) mais aussi un lieu (bar) pour la conclusion. Là le plus dur c'est de trouver l'originalité de la flash mob !
1 - Définition de la zone, de la thématique de l'event : des 3 semaines à 6 mois à l'avance suivant la taille de l'eventQuel est le planning typique d'un event ?
2 - Repérages sur le terrain, collecte d'infos sur les lieux à ne pas rater, rencontres avec des gens qui connaissent l'histoire locale, recherches sur Internet, médiathèque, ...
3 - Nouvelles sorties sur le terrain : collecte de coordonnées de lieux envisageable pour poser des caches, on commence à imaginer les différents types de caches, leur camouflage, ...
4 - On prend les contacts avec mairie/office de tourisme pour les intéresser et éventuellement voir si il y a moyen de travailler avec eux. Partenariat pour la salle, les infos locales et plus si affinité (une petite suubvention exceptionnelle auprès de la mairie ? Valable seulement si vous êtes dans une association)
5 - On prépare le plan média avec annonce l'event sur geocaching.com, préparation de petites cartes de promo si l'event est dans plusieurs mois, on vient en parler sur France-Geocaching.fr ! On attend la validation et on prend contact avec le reviewer pour définir avec lui les dates limites pour la prébulication/validation des caches.
6 - On prépare ses caches, on retourne sur la zone pour voir si ça colle bien avec l'environnement, éventuellement on fait appel à des testeurs (moi je préfère le faire avec des non géocacheurs comme ça la surprise est totale pour tout le monde), on revérifie encore une fois nos coordonnées.
7 - 15 jours avant l'event les pages sont prêtes à être publiées/reviewés. On passe sa soirée à discuter avec le reviewer et on a le droit à 80 mails en 2 jours ! En plus si on a des corrections à faire on retourne sur place !
8 - On prépare l'organisation de la journée au moins une semaine avant avec les badges pour les participants, le roadbook à distribuer, éventuellement les fichiers gps (même si je trouve que les distribuer le jour même fait perdre du temps pour l'orga) et on stresse à fond en ne sachant pas si on a pas oublié quelque chose !
9 - La veille au soir on se couche super tôt, on arrive pas à dormir et donc on est crevé mais à bloc pour l'event ...
10 - le lendemain on fait une grasse mat' et au réveil on a 200 mails dans la boîte !
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Quand poser les caches ? la boîte n'est plus là je zappe la zone afin de ne pas avoir des disparitions !
La pose des boîtes dans les 15 jours avant l'event c'est mieux mais parfois les dernières boîtes sont posées la veille et même le jour même (ça m'est arrivé pour le cyclo event l'an passé).
Vu au point n°4, c'est à dire très tôt dans la construction de l'event. Ainsi on a des cadeaux à distribuer, on peut faire apparaître les sponsors sur l'affiche, les fly ou les petites cartes de promo. Et on peut communiquer via les annonces sur la page de l'event et/ou sur les autres supports web (forums, facebook, twitter).Quand prendre contact avec les sponsors ?
Très important pour le sponsor, que son nom soit cité dans les articles de presse (que vous conservez dans un press-book) afin d'aller les voir après l'event et le leur donner afin qu'ils voient le retour concrêtement. Ainsi la fois suivante vous pouvez retourner les voir et/ou aller voir d'autres en leur donnant des éléments concrets sur le "retour sur investissement" ...
Groupama qui a financé les chasubles a vu son nom sur les articles, dans les photos de la presse, un représentant de la caisse locale était là le midi pour la pause et a pu voir la ribambelle de géocacheurs à vélo avec les chausbles où leur logo ornait nos coeurs, ...
Au Cyclo Event - Voie Verte n°7 - Gourin / Guiscriff (http://coord.info/GC469Y1" onclick="window.open(this.href);return false;) 3 sponsors, pour un VTT, 300€ pour financer les chasubles et un arbre pour celui qui avait le bilan carbone le plus pourri !
Curieuses rencontres au pays du Roi Morvan (http://coord.info/GC3M91G" onclick="window.open(this.href);return false;) avec l'office de tourisme et la communauté de communes. Mise à disposition de la base nautique et de l'encadrement pour une D5/T5 sur l'eau plus des cadeaux dans le cadre du concours photo.
Bon j'ai certainement oublié quelques trucs et en plus ça c'est mon orga perso ... mais ça peut éventuellement donner des idées !
- Breizh Geocacheurs, une autre façon de voir la Bretagne !
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il faut donc veiller à accueillir tout le monde comme il faut, diriger (un peu) les géocacheurs afin qu'ils ne s'éparpillent pas trop afin de pouvoir faire une belle photo de groupe, gérer les questions, donner les réponses, avoir un mégaphone pour se faire entendre de tous.
Animer la journée en expliquant et en détaillant les différents rendez-vous de la journée (que l'on retrouvera sur le roadbook)
Gérer les retards, les trop pressés qui veulent partir à fond,
Bien rappeller quelques consignes de sécurité même si on est pas responsable de ce que vont faire les géocacheurs (là aussi le fait d'être une association ça aide car on peut déclarer la manifestation à son assurance à l'avance)
Animer la journée (oui je me répète mais je pense que c'est important) de la distribution des roadbook jusqu'au premier rendez-vous (le midi c'est sympa de faire une pause et de retrouver tout le monde, on peut échanger sur les caches pas trouvées par les uns, savoir si il reste encore des caches non trouvées, échanger des astuces, résoudre des énigmes, ...) tout en répondant au téléphone qui sonne car beaucoup tente le coup du "coup de fil à un ami" (voir le fil sur le forum) ...
Animer la journée enfin c'est accueillir les géocacheurs à la fin de la journée, s'inquiêter pour ceux qui sont en retard, tout en préparant avant l'arrivée du gros de la troupe un petit truc à boire et à grignoter ...
Et enfin il reste peut-être encore la soirée à animer ... et vous êtes sur les genoux mais heureux de voir les sourires sur les visages de tous ceux qui sont là ...
Enfin il y a le lendemain (mais là j'ai déjà dis qu'on avait sa boîte email qui explosait ....) où on peut se reposer !
- Breizh Geocacheurs, une autre façon de voir la Bretagne !
Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences
Si tout a bien été préparé ce jour là on a que du plaisir ! Plaisir à animer la journée car le jour de l'event on n'est plus géocacheur (ou presque) mais animateur d'une journée un peu folle !Le jour J
Qu'y-a t'il à faire ce jour là (que seuls les organisateurs peuvent se rendre compte) ?
il faut donc veiller à accueillir tout le monde comme il faut, diriger (un peu) les géocacheurs afin qu'ils ne s'éparpillent pas trop afin de pouvoir faire une belle photo de groupe, gérer les questions, donner les réponses, avoir un mégaphone pour se faire entendre de tous.
Animer la journée en expliquant et en détaillant les différents rendez-vous de la journée (que l'on retrouvera sur le roadbook)
Gérer les retards, les trop pressés qui veulent partir à fond,
Bien rappeller quelques consignes de sécurité même si on est pas responsable de ce que vont faire les géocacheurs (là aussi le fait d'être une association ça aide car on peut déclarer la manifestation à son assurance à l'avance)
Animer la journée (oui je me répète mais je pense que c'est important) de la distribution des roadbook jusqu'au premier rendez-vous (le midi c'est sympa de faire une pause et de retrouver tout le monde, on peut échanger sur les caches pas trouvées par les uns, savoir si il reste encore des caches non trouvées, échanger des astuces, résoudre des énigmes, ...) tout en répondant au téléphone qui sonne car beaucoup tente le coup du "coup de fil à un ami" (voir le fil sur le forum) ...
Animer la journée enfin c'est accueillir les géocacheurs à la fin de la journée, s'inquiêter pour ceux qui sont en retard, tout en préparant avant l'arrivée du gros de la troupe un petit truc à boire et à grignoter ...
Et enfin il reste peut-être encore la soirée à animer ... et vous êtes sur les genoux mais heureux de voir les sourires sur les visages de tous ceux qui sont là ...
Enfin il y a le lendemain (mais là j'ai déjà dis qu'on avait sa boîte email qui explosait ....) où on peut se reposer !
- Breizh Geocacheurs, une autre façon de voir la Bretagne !
Message - Breizh Geocacheurs, une autre façon de voir la Bretagne !
Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences
je reviens sur des trucs déjà écrits :
Mais pourquoi ne pas téléphoner à son assurance pour leur expliquer ce qu'on va faire et savoir si on est couvert, à quel hauteur et pour les informer tout simplement. Ce sera plus simple quand vous les appellerez le lundi suivant pour leur dire que vous avez détruit les toilettes d'une salle publique car vous aviez mis une cache bonus dans la cuvette du haut des toilettes !
Il n'empêche qu'organiser un event sous "couvert" associatif cela permet d'être tranquille (assurance, délcarations en effet), mais aussi de faire financer et/ou de trouver des sponsors, d'aller à la pêche aux subventions (pour la région il faut des associations régionales ou ayant une action ayant une portée régionale ...) mais aussi de mutualiser les moyens et les ressources.
Notre association c2ic, est avant tout un club informatique. Mais on a tellement d'idées loufoques pour détourner l'informatique et ses outils qu'on est tombé sans s'en rendre compte dans le géocaching ... et comme on aime notre "pays" bah on s'est dis que le géocaching serait peut être un moyen de faire venir des gens sympas ... Et c'est le cas !
Bref l'association dispose d'une imprimante laser couleur A3, pour l'activité géocaching on a investi dans une plastifieuse, une relieuse, des massicots (j'en ai un bout de doigt qui s'en souviens à quelques jours d'un event) mais aussi d'un badgeuse ... Des investissements qui n'ont plus à voir avec l'informatique vous me direz ??? Bah oui mais ça conforte notre usage des nouvelles technologies dans un jeu super sympa, chercher des boîtes en plastique cachée dans la nature à l'aide de satellites qui coûtent plusieurs milliards de dollars ...
Enfin l'associatif permet de mettre ensemble des tas de neurones tournés vers un seul objectif : s'amuser encore plus en géocachant !
Le sponsoring est une bonne solution de financement mais demande du temps et un caractère de "vendeur de voiture". Je dis pas ça pour dire du mal des vendeurs de voitures mais quand on part à la recherche de sponsoring on va un peu "faire sa pute" (oups désolé pour les péripatéticiennes) et il est plus simple d'aller voir des gens que l'on connaît (commerces dans lesquels on a l'habitude d'aller faire ses course) et qui vous connaissent !
Enfin il y a le financement participatif qui permet de "lever" des fonds (2170€ pour notre géocoin breton - http://fr.ulule.com/geocoin-geocacheurs/" onclick="window.open(this.href);return false;) autour d'un projet.
Cela dépend du nombre de personnes et de la forme de l'event. Pour les events classiques, il n'est pas nécessaire de déclarer quoique ce soit. Sous réserve de ne pas troubler l'ordre public quand même ... d'où un éventuel rendez-vous en mairie pour expliquer ce que tu va organiser. Pas nécessaire ni indispensable mais bon on est quand même d'être un minimum humain et de s'expliquer avec les moldus !Les déclarations à faire :
Si c'est dans un lieu ouvert au public qui n'a pas participé à l'event alors oui il peu y avoir une déclaration pour la SACEM (diffusion de musique) et une demande de licence pour la boisson. Mais si c'est privé (réservé aux géocacheurs venus à l'event) alors là par contre il n'y a rien à déclarer. C'est une journée/soirée privée !Il est également possible de devoir déclarer la diffusion de musique (SACEM) ou encore une buvette.
Il y a une responsabilité lors d'utilisation de salle mise à disposition. On est dans le cadre de la responsabilité personnelle ou associative (si on organise ça au nom d'une asso), légale et que l'on a tous.Assurances ? Responsabilités ? Pour les events classiques, il n'y a pas besoin d'assurances (a priori).
Mais pourquoi ne pas téléphoner à son assurance pour leur expliquer ce qu'on va faire et savoir si on est couvert, à quel hauteur et pour les informer tout simplement. Ce sera plus simple quand vous les appellerez le lundi suivant pour leur dire que vous avez détruit les toilettes d'une salle publique car vous aviez mis une cache bonus dans la cuvette du haut des toilettes !
Exactement ! Une fois que les géocacheurs sont partis à la recherche des caches vous n'êtes plus responsable ! Mais vous avez quand même peur de tout et n'importe quoi ...Il faut noter que pour ces gros événements, deux parties sont discernables : la partie sociale, où tout le monde est réuni en un endroit, une salle, etc. et la recherche des geocaches.
Indispensable ! On va le garder après l'event, pour les caches qui reste à trouver mais aussi comme un beau souvenir d'une très belle journée ... Alors autant faire de jolis roadbook !Ce qu'il faut faire/proposer : Un carnet de route/Roadbook
C'est pas très compliqué et ça peut toujours servir. Là un contact à l'office de tourisme (quoi vous ne les avez pas encore contacté ?) est indispensable (mail, téléphone et/ou visite) et profitez en pour leur parler de géocaching et laisser vos coordonnées ! Ainsi vous serez identifié quand ils se diront qu'ils organiseraient bien des trucs autour du géocaching ! Et hop le prochain event sera peut être financé !Informations quant aux options d'hébergement proches
Une page facebook dédié à cet évenement ? Cela permet de faire tourner l'info dans les réseaux (Voir https://www.facebook.com/CycloEvent.voieverte.n7" onclick="window.open(this.href);return false; ou https://www.facebook.com/Curieusesrenco ... uroiMorvan" onclick="window.open(this.href);return false;) . Un sujet sur le forum france-geocaching.fr c'est aussi nécessaire, non ? Ne pas multiplier les outils sauf si vous avez l'habitude de travailler tard le soir, de ne pas dormir beaucoup et si vous n'avez pas de vie de famille !Un site web regroupant toutes les informations
Fervent défenseur de la vie associative (qui malheureusement s'essoufle aujourd'hui à cause d'une sorte d'égoïsme égo-centré) je milite pour que les géocacheurs puissent se retrouver derrière cette "banière associative", mais c'est un autre sujet à débattre ...Le cadre associatif : Pour les gros événements, il est plus facile de se reposer sur une structure associative.
Certaines démarches sont plus faciles (déclarations et assurances). Cela permet aussi de centraliser la levée des fonds.
Il n'empêche qu'organiser un event sous "couvert" associatif cela permet d'être tranquille (assurance, délcarations en effet), mais aussi de faire financer et/ou de trouver des sponsors, d'aller à la pêche aux subventions (pour la région il faut des associations régionales ou ayant une action ayant une portée régionale ...) mais aussi de mutualiser les moyens et les ressources.
Notre association c2ic, est avant tout un club informatique. Mais on a tellement d'idées loufoques pour détourner l'informatique et ses outils qu'on est tombé sans s'en rendre compte dans le géocaching ... et comme on aime notre "pays" bah on s'est dis que le géocaching serait peut être un moyen de faire venir des gens sympas ... Et c'est le cas !
Bref l'association dispose d'une imprimante laser couleur A3, pour l'activité géocaching on a investi dans une plastifieuse, une relieuse, des massicots (j'en ai un bout de doigt qui s'en souviens à quelques jours d'un event) mais aussi d'un badgeuse ... Des investissements qui n'ont plus à voir avec l'informatique vous me direz ??? Bah oui mais ça conforte notre usage des nouvelles technologies dans un jeu super sympa, chercher des boîtes en plastique cachée dans la nature à l'aide de satellites qui coûtent plusieurs milliards de dollars ...
Enfin l'associatif permet de mettre ensemble des tas de neurones tournés vers un seul objectif : s'amuser encore plus en géocachant !
Les subventions ne peuvent être versées qu'à des associations ! De plus il faut souvent présenter un budget détaillé et parfois un bilan d'activité de l'année précédente pour pouvoir bénéficier de subventions d'une commune/département/région. De plus il faut aujourd'hui un numéro SIRET pour toucher une aide de l'état, ce qui implique donc quelques démarches à faire bien avant un event !Comment trouver des fonds ?
Le sponsoring est une bonne solution de financement mais demande du temps et un caractère de "vendeur de voiture". Je dis pas ça pour dire du mal des vendeurs de voitures mais quand on part à la recherche de sponsoring on va un peu "faire sa pute" (oups désolé pour les péripatéticiennes) et il est plus simple d'aller voir des gens que l'on connaît (commerces dans lesquels on a l'habitude d'aller faire ses course) et qui vous connaissent !
Enfin il y a le financement participatif qui permet de "lever" des fonds (2170€ pour notre géocoin breton - http://fr.ulule.com/geocoin-geocacheurs/" onclick="window.open(this.href);return false;) autour d'un projet.
- Breizh Geocacheurs, une autre façon de voir la Bretagne !
Message - Breizh Geocacheurs, une autre façon de voir la Bretagne !
Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences
Bon bah voilà j'ai fais le tour de ce que je pouvais apporter pour ce soir ... je reviendrais lire les commentaires/améliorations/corrections !
Enfin ton idée est excellente, cela me donne une idée d'installation d'un wiki pour écrire de manière collaborative les statuts de la future association des geocacheurs bretons / de bretagne ... enfin le truc qui va nous réunir quoi !
Enfin ton idée est excellente, cela me donne une idée d'installation d'un wiki pour écrire de manière collaborative les statuts de la future association des geocacheurs bretons / de bretagne ... enfin le truc qui va nous réunir quoi !
- Breizh Geocacheurs, une autre façon de voir la Bretagne !
Message
Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences
Merci pour ton retour et je me repète : c'est complet et riche
Avec le contenu de ce topic, je pense que des novices en organisation d'événements peuvent au moins voir le fil rouge à suivre !
Avec le contenu de ce topic, je pense que des novices en organisation d'événements peuvent au moins voir le fil rouge à suivre !
Message - Breizh Geocacheurs, une autre façon de voir la Bretagne !
Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences
Il reste encore le point sur les organisateurs à détailler mais je pense là qu'il faut qu'on soit plusieurs à apporter des réponses pour que cela soit plus complet.
Mes excuses tout de même pour la longueur de mes posts mais j'aime bien mettre des exemples pour expliquer !
Et je suis aussi un peu bavard !
Mes excuses tout de même pour la longueur de mes posts mais j'aime bien mettre des exemples pour expliquer !
Et je suis aussi un peu bavard !
- Breizh Geocacheurs, une autre façon de voir la Bretagne !-
TofLaBeuze
- extra
- Contact :
- Profil GC
- Membre: : Premium
- GPS : Samsung J5 + Etrex 30x
- Localisation : Paris
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Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences
Super travail !
Un point que je n'ai pas vu, mais peut-être que je l'ai loupé tellement il est implicite : prévenir des points de parking et surtout prévoir des capacités de parking en fonction du nombre de participants, avec lieux alternatifs (ne pas monopoliser un parking en plein centre-ville par exemple).
Je ne suis pas fan du titre "créer un esprit de compétition" (même si il y est ajouté "esprit bon enfant"), un event est avant tout un rassemblement amical, même si on peut y ajouter une dimension ludique. Il faudrait à mon sens atténuer cette expression ("ajouter une dimension ludique", "proposer des petits concours amicaux", un truc du genre ?).
Un point que je n'ai pas vu, mais peut-être que je l'ai loupé tellement il est implicite : prévenir des points de parking et surtout prévoir des capacités de parking en fonction du nombre de participants, avec lieux alternatifs (ne pas monopoliser un parking en plein centre-ville par exemple).
Je ne suis pas fan du titre "créer un esprit de compétition" (même si il y est ajouté "esprit bon enfant"), un event est avant tout un rassemblement amical, même si on peut y ajouter une dimension ludique. Il faudrait à mon sens atténuer cette expression ("ajouter une dimension ludique", "proposer des petits concours amicaux", un truc du genre ?).
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- Breizh Geocacheurs, une autre façon de voir la Bretagne !
Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences
+1 utilisons l'expression ajouter une dimension ludique, c'est plus convivial que l'esprit de compet'TofLaBeuze a écrit :Je ne suis pas fan du titre "créer un esprit de compétition" (même si il y est ajouté "esprit bon enfant"), un event est avant tout un rassemblement amical, même si on peut y ajouter une dimension ludique. Il faudrait à mon sens atténuer cette expression ("ajouter une dimension ludique", "proposer des petits concours amicaux", un truc du genre ?).
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Message - Breizh Geocacheurs, une autre façon de voir la Bretagne !
Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences
Je sors d'une réunion de préparation d'un futur event cet été au bord du Blavet et je rajouterais bien quelques éléments pour le jour J.
1 - En plus d'un parking suffisamment spacieux pour accueillir 20, 30 ou 50 véhicules, prévoir une salle dimensionnée pour le nombre de personnes prévues. Bon c'est pas évident si au début on a aucune idée de qui va venir (et au pire prévoir une limite dans les inscriptions si le lieu d'accueil ne peut pas accepter trop de monde.
2 - Le matin du jour J avoir de quoi accueillir les géocacheurs qui ont fait la route (jus de fruits, petits gâteaux, café, chocolat, fruits secs ...) et donc prévoir quelque pour faire le service ! Pas vous vous êtes occupé à l'accueil/organisation !
1 - En plus d'un parking suffisamment spacieux pour accueillir 20, 30 ou 50 véhicules, prévoir une salle dimensionnée pour le nombre de personnes prévues. Bon c'est pas évident si au début on a aucune idée de qui va venir (et au pire prévoir une limite dans les inscriptions si le lieu d'accueil ne peut pas accepter trop de monde.
2 - Le matin du jour J avoir de quoi accueillir les géocacheurs qui ont fait la route (jus de fruits, petits gâteaux, café, chocolat, fruits secs ...) et donc prévoir quelque pour faire le service ! Pas vous vous êtes occupé à l'accueil/organisation !
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Twi'lekBug
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Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences
Une idée de site qui peut fournir ça pour pas cher et ... hem ... en moins d'une semaine (mais non je suis pas "charrette" pour mon Event de samedi prochain)"il est nécessaire des proposer des badges porte-nom"
?-
noidateam
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ce n'est pas forcément obligatoire et c'est vrai qu'à vouloir avoir le truc en moins d'une semaine, tu prends le risque de te retrouver avec une commande qui arrivera trop tard et qui ne te sera plus d'aucune utilité ensuite...
Cela dépend aussi du nombre de participants. A chacun des events que j'ai organisé, il n'y a jamais eu d'étiquettes et tout le monde a bien appris à se (re)connaître.
Après, si tu y tiens, il y a l'option fabrication maison avec épingle de nourrice collée sur une plaque où le pseudo figure...
A+
Philippe
Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences
Bonjour,Twi'lekBug a écrit : Une idée de site qui peut fournir ça pour pas cher et ... hem ... en moins d'une semaine (mais non je suis pas "charrette" pour mon Event de samedi prochain)
ce n'est pas forcément obligatoire et c'est vrai qu'à vouloir avoir le truc en moins d'une semaine, tu prends le risque de te retrouver avec une commande qui arrivera trop tard et qui ne te sera plus d'aucune utilité ensuite...
Cela dépend aussi du nombre de participants. A chacun des events que j'ai organisé, il n'y a jamais eu d'étiquettes et tout le monde a bien appris à se (re)connaître.
Après, si tu y tiens, il y a l'option fabrication maison avec épingle de nourrice collée sur une plaque où le pseudo figure...
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TofLaBeuze
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Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences
Ou un bon sticker sur le front, tout de suite ça brise la glace
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Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences
Généralement c'est fabriqué à l'huile de coude, ces étiquettes.
Il suffit de prendre des portes-badges (par exemple ici, désolé pour la pub mais c'est pour l'exemple) et d'imprimer soi même les étiquettes.
Il suffit de prendre des portes-badges (par exemple ici, désolé pour la pub mais c'est pour l'exemple) et d'imprimer soi même les étiquettes.
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Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences
Sinon, tu achètes un paquet d'étiquettes auto-collantes, un feutre et chacun écrit son pseudo dessus et se le colle sur ses vêtements. Voilà des badges pas chers 
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